تعتبر الرسائل وجميع أشكال الإتصال المكتوبة وسيلة إدارية لاغنى عنها لأنها ترجمة مكتوبة لجميع الإتصالات الشخصية التي تتم داخل المؤسسات وخارجها . وكتابة المراسلات فن ومهارة ولابد لكابتها من الإلمام بالأصول العامة لكتابة الرسائل ومن الإحاطة بأصول وقواعد اللغة التي يكتب بها . فقدرة الكاتب التعبيرية ومهارته اللغوية لها تأثير إيجابي على نوعية الرسالة التي يخرجها .

العوامل مساعدة

• إستخدام الجمل القصيرة والسهلة وإستبعاد الألفاظ الصعبة وتجنب الأخطاء اللغوية
• الإبتعاد عن التكرار دون داع والإبتعاد عن الكلمات غير المحددة
• تسلسل الأفكار وترابطها
• مراعاة التنسيق عند الطباعة
• مراجعة الرسالة بعد طباعتها وتصحيح الأخطاء

أجزاء الرسالة

• التاريخ:

للتاريخ أهمية كبرى في المراسلات وخاصة من الناحية القانونية لأن الرسالة تعتبر مستندا رسميا وقد جرت العادة أن يظهر التاريخ على الجهة اليمنى من الرسالة أو الجهة اليسرى .

• الرقم:

يعتبر الرقم مرجعا لتسهيل عملية الرجوع إلى الرسالة عند الحاجة إليها ويساعد على عملية حفظ الرسالة في الملفات .

• عنوان المرسل إليه :

يكتب عنوان المرسل إليه بعد التاريخ كالتالي :
- السطر الأول يكتب اسم المرسل إليه مسبوقا بكلمة الفاضل واللقب العلمي إن وجد
- السطر الثاني يكتب المسمى الوظيفي للمرسل إليه
- السطر الثالث العنوان أو إسم المؤسسة

• التحية الإفتتاحية :

أكثر العبارات الترحيبية شيوعا "    سلام تام بوجود مولانا الإمام"

• موضوع الرسالة :

الهدف منه إعطاء فكرة أولية وسريعة عن مضمون الرسالة . ويكتب بعد التحية .

• محتوى الرسالة :

ينقسم موضوع الرسالة إلى ثلاث فقرات :
- الفقرة الأولى : تقديم أو تمهيد حول الموضوع
- الفقرة الثانية : تزويد المرسل إليه بمعلومات أساسية
- الفقرة الثالثة : تحديد المطلوب ومن ثم التحية الختامية

• التوقيع :

المقصود به توقيع المرسل وهو ضروري لإعطاء الرسالة الصفة القانوني .

• المرفقات

إذا أرفق بالرسالة مستندات أخرى ، فلا بد الإشارة لها في الرسالة نفسها أو في الجزء الأسفل من الجانب الأيمن للرسالة .